O Programa de Integridade e Sua Relação com a Tecnologia

O programa de integridade é um procedimento que não pode faltar em qualquer empresa hoje em dia, não somente aquelas que possuem estrutura empresarial ou princípios de governança mais complexos. A cobrança dos mais diversos stakeholders por ética, transparência e sustentabilidade revela que não há mais espaço no mercado para empresas que não investem em programas de compliance e integridade.

É aqui que encontramos a principal relação entre o programa de integridade e a tecnologia. No momento em que o compliance começa a ser exigido em empresas de qualquer tamanho e setor, as despesas com a gestão desse programa aumentar. No entanto, nem sempre é possível que o orçamento acompanhe as exigências de forma proporcional, e para isso é preciso encontrar formas de otimizar ao máximo os processos.

Além da organização, a adoção de ferramentas é uma das principais formas de tornar tanto os processos de compliance quanto o orçamento disponível mais eficiente. Por exemplo, na gestão de políticas e documentos é possível economizar tempo da equipe de compliance automatizando processos que ainda são extremamente manuais, como coleta de aceites em políticas e revisão dessas políticas.

No entanto, todos os procedimentos de compliance podem se beneficiar do investimento em tecnologia. O canal de denúncias é um exemplo de um pilar básico de qualquer programa de compliance que, sem o uso de uma ferramenta, fica extremamente difícil de ser mantido em empresas de pequeno e até de médio porte. Afinal, até pouco tempo a única, senão principal, forma de coletar denúncias com segurança para o denunciante era via telefone.

No entanto, a manutenção de um profissional (ou mais) especializados para fazer o atendimento por hotline é impraticável por empresas que não fossem grandes corporações. Com a cobrança maior por esse processo em todos os tamanhos de empresa, se tornou necessário utilizar outros métodos, como os portais seguros na nuvem, por exemplo.

Outro exemplo que demonstra o impacto que a tecnologia está tendo no compliance é a adoção de ferramentas específicas para o setor. O auxílio de planilhas inteligentes e sistemas genéricos de GED (gestão eletrônica de documentos), por exemplo, cada vez menos suprem a necessidade das empresas por uma solução mais sofisticada e completa.

Isso tudo se soma a uma outra tendência extremamente relevante do mundo empresarial: o uso de dados. Ter uma atuação e estratégias com base em números e indicadores passou de um diferencial competitivo para uma obrigatoriedade.

Primeiramente, a digitalização permitiu o acesso a uma quantidade enorme de informações com muita facilidade. Por isso, empresas de qualquer tamanho podem começar a utilizá-las para melhorar suas estratégias de negócio. Assim, basear estratégias em dados se torna uma necessidade para se manter competitivo com outros negócios que estão aproveitando esse ativo.

Com o compliance não é diferente. É um setor extremamente estratégico da companhia, e como qualquer outro deve cada vez mais pautar suas ações em dados. Só assim é possível buscar a otimização. No entanto, não é esse o único motivo para buscar a produção de dados sobre o programa de compliance.

Com indicadores é possível fazer o monitoramento contínuo do programa de compliance, como estabelecido pelo Artigo 42 do Decreto 8.420/15. Se já é possível obter estrutura para coleta de dados sobre o programa, isso será (e é) cobrado por autoridades, e também por instituições de auditoria.

Por exemplo, com a adoção de ferramentas é possível coletar, em tempo real, indicadores valiosos, como tempo médio para resolução das denúncias, taxa de funcionários treinados, controle de validade de políticas, etc. A partir desses dados é possível extrair o melhor do programa de integridade e distribuir esforços para as áreas e ações mais eficazes, ou que precisam de mais atenção.

A tecnologia, portanto, tem um grande papel na adequação do programa de integridade tanto às boas práticas do mercado, quanto às normas e disposições legais sobre o tema. Da automação de processos para garantir mais eficiência e recursos para investir, à coleta de indicadores valiosos para ter um programa de integridade competitivo, o investimento em tecnologia é fundamental.

O relacionamento entre o programa de compliance e a tecnologia é uma tendência mundial que só deve se fortalecer, e o investimento nas mais diversas soluções que é possível encontrar no mercado já passou de diferencial para necessidade.

* Marcelo Erthal é CEO do clickCompliance e especialista em inovação e tecnologia para programas de compliance e integridade.